法人ETCカードの私的利用を予防する方法【経費を適切に管理】

法人ETCカードは経費を管理する上で便利ですが、私的利用されやすいので悩んでいる経営者の人もいますね。

昨日、私のブログを見た人からも管理について質問がありました。

今回は、法人ETCカードの管理運営についてお話します。

社用車にGPS取付は常識になっている

まず、社用車を持っている会社の場合です。

社用車にGPSを取り付けて記録が残るようにすれば、私的利用の抑止力になります。

社用車のGPS

amazonで1万5千円程度で手に入りますので、必要経費と考えて利用している会社が多いです。

特に役員や営業など、サボりやすい立場の人を管理するのに強力な効果を発揮します。

磁石で機械を車にくっつければ、あとはパソコンで記録をすぐに見れるようになっているので簡単です。

 

従業員が少ない会社ほどETCカード管理はきっちりと

従業員が4、5人程度の小さな会社。

法人化したばかりの新しい会社。

こういうところは、法人ETCカードを従業員一人ひとりが持っていることが多いですよね。

社用車であれば、私的利用はある程度GPSなどで抑制できます。

でも、従業員のマイカーを業務にも使っている場合、GPSだけでは管理できません。

小さな会社こそ、経費に関する社内規定をしっかりする必要があります。

ポイントは、経費の申請の仕方。

経費申請様式を作っておくと管理がしやすいです。

A4の紙1枚でいいのです。

以下の内容を明記してもらうようにしましょう。

・ETCを利用した日時

・利用区間

・目的(打ち合わせ、接待など)

・同乗したお客様の企業名や名前

この様式を書かないと会社経費として認めないと決めておけば、私的利用が膨らむことはありません。

これは役員のような、立場上強い力を持っている人にも書いてもらいます。

人によって扱い方を変えてしまうと、最悪の場合、税務調査で全てのETC利用料が会社の経費として認められない恐れがあります。

特に、立ち上げから間もない会社は要注意。

少人数で家族的に、仲間内で運営しているような場合ほど私的利用が起こりやすいです。

経費に関してはドライに、きっちりしめていきましょう。

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