個人事業主や会社を設立したばかりの人は、分からないことだらけですよね。
例えばマイナンバーとか。
バイトを雇ったり、外部への報酬支払いの関係でマイナンバーは必ず絡んできます。
「人数が少ないからエクセルで管理しても良いよね？」
今回はエクセルで管理するときのポイントをお話します。
顧客名簿や従業員リストの延長ではヤバイ
顧客名簿や従業員の連絡先リストなど、エクセルで名簿を作ったことがある人は多いと思います。
マイナンバーもこれらと同じ感覚でデータにすればいい…
こんな風に簡単に考えていると、大変なことになります。
マイナンバーの罰則は重いです。
罰金だけでなく、懲役刑まであります。
エクセルで管理するのならば、安全措置を必ず守りましょう。
ノートパソコンの管理を徹底的にするべし
マイナンバーの管理は厳密にしなければなりません。
まずやらなければならないのは、物理的な安全とデータの安全性を確保することです。
盗難防止や、不特定多数の人が使えないようにする必要があります。
例えばパソコンを使用している間はワイヤーなどで机に固定する。
使用しないときには鍵のかかる書庫や金庫で保管する。
この他、ノートパソコン自体にもパスワードを必ず設定する。
最低限、このぐらいはしなければなりません。
また、USBなどに保存している場合も盗難防止対策をとる義務があります。
エクセルで管理するなら、データを保存しているパソコンの管理強化は義務です。
全く対策をとらずに盗難された場合は、あなたにも重い責任が発生します。
データの保存方法を見直し
マイナンバーを取り扱ったデータにはパスワード設定が必須です。
必ずパスワードを設定してください。
できれば暗号化ソフトを使ってセキュリティ強化もしておきたいところです。
さらにデータを入力するときにも工夫すると安全性が高まります。
第三者が見ても名前と番号を同時に知ることができないようにするのです。
例：
従業員に独自の番号や記号を割り振る。（学校の出席番号のようなもの）
マイナンバーを記載したデータには名前を記名せず、割り振った番号や記号で識別する。
こうすることで、少しでも安全性を高めることができます。
データのバックアップファイルも同様に厳密に保管しましょう。
紙ベースで保管する場合も、適当では済まされません。
管理規則や管理台帳も必要
マイナンバーを取り扱う場合は、管理台帳を作る必要があります。
いつ、誰が、どんな用途でマイナンバーを取り扱ったのか記録しなければなりません。
さらに従業員が増えてきた場合には、
マイナンバー取扱いに関する管理規則を作る必要もあります。
総務事務担当者を雇うことにした場合、マイナンバーの取扱いも任せることになりますよね。
人が増えれば、組織的な安全措置も徹底しなければならないのです。
めんどくさい！イライラしてきた人へ
「事業で忙しいのに、やってられるか！」
はっきり言って、マイナンバーの管理って大変ですよね。
とは言え、手を抜くと大変なことになります。
マイナンバーを管理する１番簡単な方法は自分でデータを保管しないことです。
クラウドサービスを利用してマイナンバー管理を委託すると便利ですよ。
全部自分でやろうとするから大変なんです。
マイナンバーに限らず、給料なども含めた労務管理全般を任せることができるんですよ。
クラウドサービス型の労務管理システムの良いところは、会社で個人情報を持たなくていいところです。
収集時は従業員が各自で登録してもらえば、ミスもないし会社から流出することもありません。
役所への電子申請も一発でできるから、経営者は一切従業員のマイナンバーを知らなくても業務がまわります。
パソコンが壊れて全データが消えるなんてこともないし、ワイヤーや金庫を買う必要もありません。
マイナンバーを勉強したり安全措置に時間をかけるなら、こういうサービスに任せたほうが賢いと思います。
マイナンバーは今後、どんどん制度が変わるはず。
そのたびに勉強し直して対策するなんて…気が遠くなります。