確定申告の控えは必要か?ないと困るのはこんな場面だ

確定申告書

確定申告書の控え(受領印入り)って必要なの?

・融資を受ける予定なし

・保育所を利用する予定もない

こんな場合は「必要ないのでは?」と思いがち。

でも、ちょっと待った!

融資や保育所以外でも、必要な場面は結構ありますよ。

控えが必要な場面①クレジットカード

個人事業主になったから、意外と必要になるのがクレジットカード。

「消耗品費専用のカードが欲しい」

「ガソリン、ETC専用のカードが欲しい」

事業専用カードは複数枚あると仕訳が楽になって便利です。

クレジットカード

「このカードの支払いは全部消耗品費だ」

こんな風に管理することができます。

そんなクレジットカードですが、発行する場合に確定申告書の控えが必要です。

特にキャッシング枠ありのカードは必須です。

今は必要ないと思っていても、事業を続けるうちに欲しくなるかもしれません。

控えが必要な場面②奨学金・独自の支援制度

確定申告書の控えが必要な場面。

学校関係でいうと、保育所以外でも結構あります。

学校

例えば奨学金の申請時にも控えが必要となります。

私立の学校の場合、学費免除・交通費援助などの独自の支援制度を用意している場合があります。

これらの制度を利用するために、確定申告書の控えが必要になることがあるのです。

控えが必要な場面③賃貸契約

確定申告書の控え

個人事業主にも関わりが大きいのが賃貸契約です。

引越しで新居をさがすとき、納税証明書と確定申告書の控えを求められることが多いです。

賃貸契約は、住居だけではありません。

例えば車のリース契約のときにも、確定申告書の控えが必要です。

ピクシスエポックとヴィッツの違いを比較

他にも長期的に支払いを継続する契約には、控えが必要となるケースがほとんどです。

控えが必要な場面④自動車・住宅ローン

自動車ローンや住宅ローン。

多くの場合、必要書類として「納税証明書+確定申告書(写)」が条件になることが多いです。

ハウスリースバック

しかも、2年分~3年分の書類提出を求められます。

直近の書類だけではダメな場合も多いので、きっちり保管しておきましょう。

控えが必要な場面⑤助成金・補助金

助成金や補助金について調べたことはありますか?

助成金・補助金の中には、確定申告書の控えが必要なものもあります。

お金

助成金って本当にたくさんあるんですよ。

公的機関だけではありません。

民間主催のものも多数あります。

・起業したばかりの人向け

・環境分野などテーマ別

・災害時の臨時的なもの

探してみると、あなたにピッタリのものがあるはず。

せっかく見つけたのに「控えがないから申し込めない」なんて最悪ですよね。

チャンスを逃さないためにも、控えはもらっておきましょう。

控えが必要な場面⑥許可申請時

許認可関係の申請時に、確定申告書の控えが必要なケースがあります。

例えば建設業許可申請。

過去5年~7年の確定申告書の控えの提出が必要になります。

建設業

今後、許認可関係の申請を予定している人は必要書類をチェックしておきましょう。

なぜ納税証明書だけではダメなのか?

「納税証明書(所得証明書)で所得は分かる。

なぜ確定申告の控えも提出しないとダメなんだ?」

そう考える人もいると思います。

でも、銀行の立場になって考えると、提出を求める気持ちは分かります。

同じ所得でも、リスクが全然違うからです。

例えば去年の所得が500万円だったAさんとBさん。

Aさん:株売買で1億の黒字。しかし本業で9500万円の赤字。

Bさん:本業だけで500万円黒字。借入金もなし

いかがでしょうか。

去年の所得が同じ500万円でも、印象が違いますよね。

もしあなただったら、Aさんにお金を貸すのは怖くありませんか?

来年、株も損失が出たとしたら…

お金を返してくれるでしょうか。

極端な事例ですが、個人事業主の経営の健全性、資産など全てを考慮する必要があるのです。

控えがないけど必要になったら?

「確定申告書の控えがないけど、必要になった」

税務署にコピーを持っていて「もう1回受領印だけ押して」はムリです。

確定申告書の控え

このような場合には、一つ対処法があります。

税務署で「開示請求」をする方法です。

開示請求をするの流れは次の通りです。

①国税庁ホームページで開示請求書類をダウンロード

②身分証明書、住民票(郵送の場合)、手数料を持って地元の税務署に行く(郵送も可)

③1ヶ月程度で開示OKの返事がくる

④窓口に取りに行くor郵送で自宅に届く

控えを手に入れるために、1ヶ月がかり。

急いでいる場合は、間に合いませんね。

まとめ

今は必要ないと思っていても、確定申告書の控えは必ずもらいましょう。

ちょっとの手間を嫌うと、後々もっと面倒なことになるかもしれません。

ところで、会計事務で本業の時間が削られていませんか?

仕事

仕訳、領収書の整理、申告書の作成…

全部税理士さんに任せるという手もあります。

仕訳から申請まで全部お任せすると、10万円~20万円ぐらいが相場のようです。

若い税理士さんと契約すると、かなり割安でやってくれる場合もあります。

税理士さんへの報酬は経費にできますし、会計事務にかける時間を考えると高い買い物ではないと思いますよ。
 
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電気代の家事按分の割合は?税務署に相談してみた

電気

私は自宅を職場にしています。

毎日、朝8時から夜9時まで働いているでしょうか。

自宅兼職場の人は、経費の処理で戸惑うことが多いですよね。

今回、気になったのは電気代の家事按分です。

税務署で相談してきた内容をまとめました。

私の家事按分の割合はこれ

電気

まず、結論からお伝えします。

私は、電気代の家事按分率を3割にしました。

3割の根拠は、1日の労働時間です。

労働時間を1日8時間と設定。

そうすると1/3ですね。

1/3だと33.33…%。

このままでもいいのですが、計算しやすいように3割(30%)にしました。

私が3割にした経緯

電気代の家事按分の割合

私は電気代の家事按分割合を決める時、わざわざ税務署に相談に行きました。

本当は、家事按分を5割にしたかったんです。

最初にお話ししたように、私は毎日12時間ぐらい働いています。

「だったら5割でいいじゃない」

私もそう思ったんですが、ネットで調べると3割が圧倒的に多数派

それで不安になって、税務署に相談しに行ったんです。

税務署

相談した話の流れを簡単にまとめると

私:5割でいいですか?

税務署:悪くはありません。でも、業務日誌を見ると取材・調査で出かけることがありますね。

私:はい。ネットで得られない情報こそ大事なので…

税務署:外で仕事することも考えると、3割ぐらいにしてはどうですか?

私:うーん

税務署:交通費とかカフェで仕事したときのコーヒー代を計上するなら、その方がスッキリしませんか?

私:なるほど。

このように、まんまと説得されたのです(笑)

ただ、今でも3割で納得しています。

確かにカフェで仕事をしたり、プライベートで外出することもあります。

カフェで仕事

外出することを考慮すると、デスクワークの平均時間は8時間程度だと思ったんです。

ただ、これは絶対ではありません。

同じケースで5割で計上している人もいると思います。

労働時間を根拠にした理由

私は労働時間を根拠に家事按分比率を3割に設定しました。

そもそも、なぜ労働時間を根拠にしたのか?

時計

理由は2つあります。

・業務日誌をつけている

・仮に引っ越ししても按分率を変えなくていい

業務日誌をつけているので、労働時間についてはきっちり説明できます。

これが1番の理由です。

もう一つは、按分率を変えたくなかったから。

例えば床面積を根拠にすると、引っ越ししたら変更することになります。

引越し

仮に引越しした後に税務調査が入ったら、説明がややこしそう。

労働時間を根拠にすれば、そんな心配がないと判断しました。

他の按分率の決め方

電気代の家事按分の割合は、個人事業主が自分で決めるものです。

説明ができるなら、何割でも良いんです。

按分のメジャーな基準

・労働時間

・仕事場の床面積

・仕事場のコンセントの数

・パソコンなどの消費電力×労働時間

多くの人が、この4つのどれかで按分しているようです。

最後の消費電力まで考慮するのは、かなり几帳面な人ですね。

私にはとてもできません。

税務署と相談して感じたこと

今回税務署に相談して感じたのは「こうでないとダメというものは少ない」ということ。

税務署の職員の人も、言葉を選んで対応してくれたように思います。

経費をどこまで認めるかは、業務実態、会計総額、管理方法…色々な要素を総合的に見て判断するようです。

お金

一概に「ここまではOK」と言い切れないんですね。

大事なのは、自信を持って説明できること。

なぜこの按分方法にしたのか、きっちり確定させることが1番大事です。

按分の根拠は、シンプルなほうがいいと思います。

按分率で悩むものはたくさんありますよね。

税務署で相談中、ガソリン代の話題になったことがありました。

ガソリン代も私費が混ざりやすいので、よくチェックされるそうです。

経費の管理について、性格が1番出る項目だって言ってましたよ。

・適当にレシートをかき集めて計上している人。

・きっちり管理している人。

見ればすぐ分かるんですって。

税務調査

今ドキッとした人、ガソリン代は業務専用のガソリンカードで管理してはどうでしょうか。

きっちり管理してるとアピールできますよ。

詳細は「審査無しガソリンカードは税務調査対策にも便利」をご覧ください。

pc用メガネは経費になるか?自宅で仕事をしている人へ

pc用メガネと経費

私は自宅で仕事をしています。

毎日12時間ぐらいパソコンやスマホとにらめっこ。

pc用メガネは欠かせません。

ところで、pc用メガネは経費として認められるのでしょうか?

気になったので調査しました。

原則は経費にできる

pc用メガネ

まず結論から言います。

pc用メガネは経費にすることが可能です。

「仕事に必要である」

そう認められるものであれば、経費とすることが可能です。

パソコン作業が中心の人であれば、ほぼ問題なく経費に計上できるでしょう。

逆に言えば「仕事で使うとは考えられない」と判断されると経費にできません。

後ほど、認められない事例をご紹介します。

仕訳の勘定科目は?

pc用メガネの勘定科目は、消耗品費です。

仕事用のpc用メガネは、そんなに高いものではありませんよね。

文房具と同じように、消耗品費として処理するだけで大丈夫です。

認められない事例①数が合わない

原則として、仕事で使うためのものは経費にできます。

でも、なんでもかんでもOKではないんです。

例えばこんな事例。

・あなたは個人事業主

・一人で事業を行っている

・pc用メガネを5つ購入した

おかしいですよね。

一人で事業を行っているのに、5つもpc用メガネを買う。

「曜日ごとに使うものを変えています」

こんなのは言い訳にもなりません。

pc用メガネと経費

もし私が調査を担当する職員なら…

「プライベート用?家族の分?」と思うことでしょう。

疑惑を払拭するには、なぜ5つもpc用メガネが必要か説明できなければいけません。

認められない事例②必要がない

次に、こんな事例も認められないでしょう。

・事業従事者はあなた一人

・デスクワークは会計ソフトを使う時だけ

このように、ほとんどパソコンに触らない仕事の場合。

これも怪しいですね。

「ほとんどパソコン使わないのに、pc用メガネがいるの?」

こうツッコまれた場合、なんと答えるでしょうか?

この点が説明できなければ、プライベート用と判断されかねません。

じゃあデスクワークが1時間だったら?

2時間だったら?

一概に「何時間以上」と言うことはできません。

重要なのは、仕事の効率アップにつながることを説明できるかどうかです。

認められない事例③値段が高すぎる

次にこんな場合はどうでしょうか?

・事業の全経費:200万円

・pc用メガネ代:10万円

極端な例ですね。

事業の全経費が200万円。

そのうちの10万円がpc用メガネ代だとしたら…

個人事業主

「こんな高級なpc用メガネはいらないだろう」

誰でもそう思います。

極端な例ですが、あまりに高級なpc用メガネだと疑われて当然です。

ではいくらが妥当なのか?

これも、はっきりとした基準はありません。

一般的なメーカーのものなら、大丈夫でしょう。

・一般的な価値観で妥当な金額

・仕事の効率アップにつながる

この2つをクリアできなければいけません。

普通のメガネもOKなの?

「pc用メガネが良いなら、普通のメガネもOK?」

そう考えたくなりますが、難しいと思います。

メガネの人

というのも、普通のメガネはプライベートでも使います。

たとえ廃業したとしても、メガネは使いますよね。

何か特別な理由を説明できない限り、普通のメガネを計上するのは避けましょう。

経費にできる自信がない人へ

「pc用メガネは欲しいけど、経費に計上する自信がなくなった…」

そんな場合は、100均のpc用メガネで十分です。

100均のPC用メガネ

仕事に必要だと自信を持って言えない人は、必要性が低いということ。

たまに使うぐらいなら、100均で十分。

100均のpc用メガネでNGが出ることはほぼないです。

「なんとなく欲しい」ぐらいなら、100均で我慢しましょう。

個人事業主の経費の大原則

メガネの人

pc用メガネに限った話ではありませんが、経費として認められるのは仕事に必要なものだけです。

●認められないもの

・プライベートで使うもの

・事業内容と関係ないもの

・事業規模と比べて高額すぎるもの

こういったものは認められません。

経費にプライベートで使うものが混ざっていると、あなたの会計全体の信用が低下します。

プライベート用と仕事用はきっちり分けましょう。

曖昧な物品は「なぜ仕事に必要か」を説明できるかどうかがポイント。

説明が苦しいものは計上しないように。

ガソリン代の管理は大丈夫?

いかがでしょうか。

今回はpc用メガネについてお話しました。

経費については、色々と迷うことが多いと思います。

ところで、ガソリン代の管理は大丈夫ですか?

ヴィッツ

ガソリン代は、仕事とプライベート用が混ざりやすいもの。

単に按分するだけでなく「管理を徹底している」とアピールできたほうが安心です。

仕事とプライベートをきっちり分けているとアピールするために、仕事用のガソリンカードを使うのも手です。

利用明細が残るので、会計処理も明確になります。

レシートだけでゴチャゴチャ管理するより楽ですよ。

詳細は「個人事業主のガソリンカード【審査なしで入れる】」をご覧ください。

クッションは経費になるか?自宅で仕事をしている人へ

クッションと経費

私は自宅で仕事をしています。

毎日12時間座りっぱなしだと、お尻や腰が痛い…

円座クッションは欠かせません。

ところで、クッションは経費として認められるのでしょうか?

気になったので調査しました。

原則は経費にできる

個人事業主

まず結論から言います。

クッションは経費にすることが可能です。

「仕事に必要である」

そう認められるものであれば、経費とすることができます。

デスクワークをするときに使用すると説明できるなら大丈夫です。

逆に言えば「仕事で使うとは考えられない」と判断されると経費にできません。

後ほど、認められない事例をご紹介します。

仕訳の勘定科目は?

クッションと経費

クッションの勘定科目は、消耗品費です。

仕事用のクッションは、高いものではありませんよね。

文房具と同じように、消耗品費として処理するだけで大丈夫です。

認められない事例①数が合わない

原則として、仕事で使うためのものは経費にできます。

でも、なんでもかんでもOKではないんです。

例えばこんな事例。

・あなたは個人事業主

・一人で事業を行っている

・クッションを4つ購入した

おかしいですよね。

一人で事業を行っているのに、4つもクッションを買う。

個人事業主

もし私が調査を担当する職員なら…

「プライベート用?家族の分かも」

こう思うことでしょう。

疑惑を払拭するには、なぜ4つもクッションが必要か説明できなければいけません。

認められない事例②必要がない

次に、こんな事例も認められないでしょう。

・事業従事者はあなた一人

・仕事は外で立ちっぱなし

このように、ほとんど座ることがない仕事の場合。

これも怪しいですね。

「ほとんど立ちっぱなしなのに、なんでクッションがいるの?」

個人事業主

こうツッコまれた場合、なんと答えるでしょうか?

説明できなければ、プライベート用と判断されかねません。

認められない事例③値段が高すぎる

次にこんな場合はどうでしょうか?

・事業の全経費:300万円

・クッション代:200万円

極端な例ですね。

事業の全経費が300万円。

そのうちの200万円がクッション代だとしたら…

「こんな高級なクッションはいらないだろう」

誰でもそう思います。

極端な例ですが、あまりに高級なクッションだと疑われて当然です。

仕事に使うものである。

そして、一般的な価値観で妥当な金額であること。

この2つをクリアできなければいけません。

個人事業主の経費の大原則

クッションに限った話ではありませんが、経費として認められるのは仕事に必要なものだけです。

●認められないもの

・プライベートで使うもの

・事業内容と関係ないもの

・事業規模と比べて高額すぎるもの

経費にプライベートで使うものが混ざっていると、あなたの会計全体の信用が低下します。

プライベート用と仕事用はきっちり分けましょう。

曖昧な物品は「なぜ仕事に必要か」を説明できるかどうかがポイント。

説明が苦しいものは計上しないように。

ガソリン代の管理は大丈夫?

いかがでしょうか。

今回はクッションについてお話しました。

経費については、色々と迷うことが多いと思います。

御仁事業主で通勤用の車とガソリン代

ところで、ガソリン代の管理は大丈夫ですか?

ガソリン代は、仕事とプライベート用が混ざりやすいもの。

単に按分するだけでなく、きちんと管理することが必要です。

仕事とプライベートをきっちり分けているとアピールするために、仕事用のガソリンカードを使うのも手です。

レシートの紛失リスクもなくなるし、便利ですよ。

詳細は「個人事業主のガソリンカード【審査なしで入れる】」をご覧ください。

法人ETCカードの私的利用を予防する方法【経費を適切に管理】

法人ETCの管理

法人ETCカードは経費を管理する上で便利ですが、私的利用されやすいので悩んでいる経営者の人もいますね。

昨日、私のブログを見た人からも管理について質問がありました。

今回は、法人ETCカードの管理運営についてお話します。

社用車にGPS取付は常識になっている

まず、社用車を持っている会社の場合です。

社用車にGPSを取り付けて記録が残るようにすれば、私的利用の抑止力になります。

社用車のGPS

amazonで1万5千円程度で手に入りますので、必要経費と考えて利用している会社が多いです。

特に役員や営業など、サボりやすい立場の人を管理するのに強力な効果を発揮します。

磁石で機械を車にくっつければ、あとはパソコンで記録をすぐに見れるようになっているので簡単です。

 

従業員が少ない会社ほどETCカード管理はきっちりと

従業員が4、5人程度の小さな会社。

法人化したばかりの新しい会社。

こういうところは、法人ETCカードを従業員一人ひとりが持っていることが多いですよね。

社用車であれば、私的利用はある程度GPSなどで抑制できます。

でも、従業員のマイカーを業務にも使っている場合、GPSだけでは管理できません。

小さな会社こそ、経費に関する社内規定をしっかりする必要があります。

ポイントは、経費の申請の仕方。

経費申請様式を作っておくと管理がしやすいです。

A4の紙1枚でいいのです。

以下の内容を明記してもらうようにしましょう。

・ETCを利用した日時

・利用区間

・目的(打ち合わせ、接待など)

・同乗したお客様の企業名や名前

この様式を書かないと会社経費として認めないと決めておけば、私的利用が膨らむことはありません。

これは役員のような、立場上強い力を持っている人にも書いてもらいます。

人によって扱い方を変えてしまうと、最悪の場合、税務調査で全てのETC利用料が会社の経費として認められない恐れがあります。

特に、立ち上げから間もない会社は要注意。

少人数で家族的に、仲間内で運営しているような場合ほど私的利用が起こりやすいです。

経費に関してはドライに、きっちりしめていきましょう。