ガソリン代の仕訳【家事按分してる場合やレシートの取り扱い方法】

個人事業主とガソリン代

個人事業主で車をよく使う場合は、

ガソリン代の仕訳をする必要がありますよね。

ガソリン代って初めはすごくややこしい気がします。

でも整理すると簡単ですよ。

ガソリン代の勘定科目は?

ガソリン代は、一般的には車両費で計上する人が多いようです。

ただし、車両費でなくても大丈夫。

燃料費でもいいし、旅費交通費にしている人もいますが問題ありません。

消耗品費にしてもいいですが、

消耗品費にすると移動にどれだけ費用がかかっているのか分かりにくくなります。

計算があっているか確かめるのも複雑になります。

ガソリン代の仕訳

ガソリン代の支出が少ないなら消耗品費に入れ込んでもいいですが、

あまりおすすめしません。

仕事で必ず車を使うなら、車両費や燃料費に計上するほうが

後のことを考えると分かりやすいです。

レシートの金額と按分後の費用が合わないのが気になる

レシートの金額と帳簿上の費用が合わないことが気になる人もいると思います。

例えば、ガソリン代5000円をプライベートの現金で支払った。

レシートの金額は当然5000円です。

7割を事業割合と決めている場合は、

車両費 3500円/事業主借 3500円となります。

レシートと仕訳の金額がずれているので、

気持ち悪いと感じる人も多いでしょう。

個人事業主のガソリン代とレシート

ですが、問題ありません。

税務調査のときでも「車両費は全て事業割合を7割にしています」と説明すれば大丈夫。

それでもどうしても気になる…

そんな場合には、レシートの端に経費にした金額をメモ書きしましょう。

間違いがおきやすいガソリン代の計算はガソリンカードで

車を頻繁に使う場合は、

ガソリン代の金額がかなり大きくなってきます。

按分するのを忘れたり、

計上するべきものが抜けていたり…

ガソリン代の仕訳はミスが発生しやすいです。

クレジットカードを複数枚持っている場合は

1枚をガソリン代専用にすると経理が効率よくできます。

もし複数枚ない場合は、

個人事業主でも作れるガソリンカードがおすすめ。

仕訳作業や計算の確認が格段に楽になるし、

計上し忘れがあっても明細と見比べればすぐに発見できます。



個人事業主とガソリン代【自宅と事務所の通勤で費用計上できるか】

御仁事業主で通勤用の車とガソリン代

個人事業主として仕事をしていると、

費用計上・仕訳で悩むことが多いです。

今回、こんなご質問をいただきました。

「個人事業主で自宅と事業所は別の場所にあります。

車で通勤した場合のガソリン代は、必要経費に計上できますか。」

事業に必要なガソリン代は計上できる

自宅と事務所が離れていて、

通勤に車を使っている。

この場合はガソリン代を計上することができます。

ただし、車をプライベートでも使用するのであれば按分する必要が出てきます。

税務調査では、私費と事業費が混じりやすい科目は必ずチェックされます。

ガソリン代もその1つです。

ガソリン代のうち、何割が事業用なのか説明できるようにしましょう。

按分についての具体的な方法については「ガソリンカードで税務調査も便利になる」とご覧ください。

ガソリンカードは個人事業主の強い味方

車をたくさん使う業種の場合は、

ガソリン代専用のカードを作ることをおすすめします。

理由としては、按分が必要な費用科目だからです。

1枚のクレジットカードで仕入れ・事務用品の購入・ガソリン代の支払い…

全部混ぜてしまうと、

ガソリン代の計上がとても面倒になります。

仕訳も大変だし、決算のときのチェックも煩雑になります。

できればガソリンカードを作るのがおすすめ。

ガソリン代を支払った日時などが記録された明細が手に入るので、

ガソリン代を計上する説明用の資料として使えます。

個人事業主でもガソリンカードは作れるのか

個人事業主にとっては、

クレジットカード、ETCカード、ガソリンカード…

何を作るにしても審査を通すのが大変ですよね。

でも、ちゃんと個人事業主向けのガソリンカードも存在します。

どんなカードかについては以前「個人事業主のガソリンカード」でご紹介しています。

使えるものはドンドン使って、

事業に集中できる環境を作りましょう。

 

審査無しガソリンカードは税務調査対策にも便利だった

経理

先日、個人事業主にかなり有利なガソリンカードについて紹介しました。

ガソリン代や高速代などの交通費は、税務調査で必ず厳しくチェックされます。

実は税務調査が入った場合でも、ガソリンカードを使っていると有利になるって知ってましたか?

ガソリン代は厳しくチェックされる

個人事業主や個人経営の小さな会社に調査が入る場合は、事業用の経費とプライベートの費用が混ざっていないかをチェックされます。

個人事業主の場合は私費との混同が起こりやすいので、入念にチェックされます。

ガソリン代も当然その対象です。

ガソリン代などは事業目的とプライベートで使う分で按分したものを計上します。

税務調査に来た職員に「合理的に」説明できなければなりません。

合理的に説明って…どうしますか?

ガソリン代が認められないケース

個人事業主の場合、事業経費と認められるかどうかの判断基準は「収益に必要な経費」かどうかです。

収益に貢献しない経費は難しいということです。

例えば、あなたの月の売上が10万円だったします。

毎月10万円の売上しかないのに、「取引先との会議や仕入れに使うのでガソリン代が毎月5万円かかっています。」と言ったら…

疑われますよね?

ちょっと極端な例ですが、個人事業主の場合はそれに近いケースがよくあります。

この場合、10万円の売上を得るためにガソリン代がどれだけ貢献しているのか説明できないといけません。

例えば、直接車で商品を買い付けに行くと仕入れ代が何%安くなるとか。

取引先との会議であれば、この会議に参加することで販路がこれだけ広がった…などですね。

レシートや業務日誌以外にも説明する根拠となりそうな資料があれば合理的に説明がしやすくなります。

適当にレシートを貼っつけただけでは悪印象

合理的に説明すると言っても、口先だけで上手いこと言い負かそうとしてもダメです。

帳簿、レシートや領収書、日誌やその他資料などの客観的な要素を元に判断されます。

例えばガソリン代ならレシートを適当に貼り付けて終了…、これでは最悪全額が事業経費と認められないかもしれません。

レシートを適当に集めるだけ集めたように見えますからね。

ここで、ガソリンカードを使っていると有利になります。

ガソリンカードを使うと、ガソリンを入れた日時、使用した場所などが詳細に記録された明細書が手に入ります。

個人事業主のガソリンカードの明細

これを活用すれば、すごく説得力がある「客観的な記録」を作ることができるんです。

送られてくる明細と一緒に、月ごとの走行記録を書いた資料を作成します。

車両を使用した日時、場所、目的を箇条書きしたもので構いません。

ガソリンカードの明細書と月ごとの記録。

この2つをセットにしてきちんと整理して保存してあれば、事業のためにきっちり管理していることが調査員に伝わります。

これは個人事業主用のETCカードでも同じですね。

乱雑に貼られたレシートだけの帳簿よりも、明細書と月ごとの記録をセットにした帳簿のほうがキッチリ管理しているように見えます。

税務調査員にきちんと管理しているとアピールできるので、個人事業主はガソリンカードを持っておきたいですねえ。

 
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