先日、個人事業主にかなり有利なガソリンカードについて紹介しました。
ガソリン代や高速代などの交通費は、税務調査で必ず厳しくチェックされます。
実は税務調査が入った場合でも、ガソリンカードを使っていると有利になるって知ってましたか？
ガソリン代は厳しくチェックされる
個人事業主や個人経営の小さな会社に調査が入る場合は、事業用の経費とプライベートの費用が混ざっていないかをチェックされます。
個人事業主の場合は私費との混同が起こりやすいので、入念にチェックされます。
ガソリン代も当然その対象です。
ガソリン代などは事業目的とプライベートで使う分で按分したものを計上します。
税務調査に来た職員に「合理的に」説明できなければなりません。
合理的に説明って…どうしますか？
ガソリン代が認められないケース
個人事業主の場合、事業経費と認められるかどうかの判断基準は「収益に必要な経費」かどうかです。
収益に貢献しない経費は難しいということです。
例えば、あなたの月の売上が１０万円だったします。
毎月１０万円の売上しかないのに、「取引先との会議や仕入れに使うのでガソリン代が毎月５万円かかっています。」と言ったら…
疑われますよね？
ちょっと極端な例ですが、個人事業主の場合はそれに近いケースがよくあります。
この場合、１０万円の売上を得るためにガソリン代がどれだけ貢献しているのか説明できないといけません。
例えば、直接車で商品を買い付けに行くと仕入れ代が何％安くなるとか。
取引先との会議であれば、この会議に参加することで販路がこれだけ広がった…などですね。
レシートや業務日誌以外にも説明する根拠となりそうな資料があれば合理的に説明がしやすくなります。
適当にレシートを貼っつけただけでは悪印象
合理的に説明すると言っても、口先だけで上手いこと言い負かそうとしてもダメです。
帳簿、レシートや領収書、日誌やその他資料などの客観的な要素を元に判断されます。
例えばガソリン代ならレシートを適当に貼り付けて終了…、これでは最悪全額が事業経費と認められないかもしれません。
レシートを適当に集めるだけ集めたように見えますからね。
ここで、ガソリンカードを使っていると有利になります。
ガソリンカードを使うと、ガソリンを入れた日時、使用した場所などが詳細に記録された明細書が手に入ります。
これを活用すれば、すごく説得力がある「客観的な記録」を作ることができるんです。
送られてくる明細と一緒に、月ごとの走行記録を書いた資料を作成します。
車両を使用した日時、場所、目的を箇条書きしたもので構いません。
ガソリンカードの明細書と月ごとの記録。
この２つをセットにしてきちんと整理して保存してあれば、事業のためにきっちり管理していることが調査員に伝わります。
これは個人事業主用のETCカードでも同じですね。
乱雑に貼られたレシートだけの帳簿よりも、明細書と月ごとの記録をセットにした帳簿のほうがキッチリ管理しているように見えます。
税務調査員にきちんと管理しているとアピールできるので、個人事業主はガソリンカードを持っておきたいですねえ。
