マイナンバーはエクセルで管理してもいいのか?情報の安全対策が必要

マイナンバー

個人事業主や会社を設立したばかりの人は、分からないことだらけですよね。

例えばマイナンバーとか。

バイトを雇ったり、外部への報酬支払いの関係でマイナンバーは必ず絡んできます。

「人数が少ないからエクセルで管理しても良いよね?」

今回はエクセルで管理するときのポイントをお話します。

顧客名簿や従業員リストの延長ではヤバイ

マイナンバーをエクセルで管理

顧客名簿や従業員の連絡先リストなど、エクセルで名簿を作ったことがある人は多いと思います。

マイナンバーもこれらと同じ感覚でデータにすればいい…

こんな風に簡単に考えていると、大変なことになります。

マイナンバーの罰則は重いです。

罰金だけでなく、懲役刑まであります。

エクセルで管理するのならば、安全措置を必ず守りましょう。

ノートパソコンの管理を徹底的にするべし

マイナンバーの管理は厳密にしなければなりません。

まずやらなければならないのは、物理的な安全とデータの安全性を確保することです。

盗難防止や、不特定多数の人が使えないようにする必要があります。

マイナンバーをエクセルで管理

例えばパソコンを使用している間はワイヤーなどで机に固定する。

使用しないときには鍵のかかる書庫や金庫で保管する。

この他、ノートパソコン自体にもパスワードを必ず設定する。

最低限、このぐらいはしなければなりません。

また、USBなどに保存している場合も盗難防止対策をとる義務があります。

エクセルで管理するなら、データを保存しているパソコンの管理強化は義務です。

全く対策をとらずに盗難された場合は、あなたにも重い責任が発生します。

データの保存方法を見直し

マイナンバーを取り扱ったデータにはパスワード設定が必須です。

必ずパスワードを設定してください。

できれば暗号化ソフトを使ってセキュリティ強化もしておきたいところです。

マイナンバーをエクセルで管理

さらにデータを入力するときにも工夫すると安全性が高まります。

第三者が見ても名前と番号を同時に知ることができないようにするのです。

例:

従業員に独自の番号や記号を割り振る。(学校の出席番号のようなもの)

マイナンバーを記載したデータには名前を記名せず、割り振った番号や記号で識別する。

こうすることで、少しでも安全性を高めることができます。

データのバックアップファイルも同様に厳密に保管しましょう。

紙ベースで保管する場合も、適当では済まされません。

管理規則や管理台帳も必要

マイナンバーを取り扱う場合は、管理台帳を作る必要があります。

いつ、誰が、どんな用途でマイナンバーを取り扱ったのか記録しなければなりません。

さらに従業員が増えてきた場合には、

マイナンバー取扱いに関する管理規則を作る必要もあります。

総務事務担当者を雇うことにした場合、マイナンバーの取扱いも任せることになりますよね。

人が増えれば、組織的な安全措置も徹底しなければならないのです。

めんどくさい!イライラしてきた人へ

マイナンバーをエクセルで管理

「事業で忙しいのに、やってられるか!」

はっきり言って、マイナンバーの管理って大変ですよね。

とは言え、手を抜くと大変なことになります。

マイナンバーを管理する1番簡単な方法は自分でデータを保管しないことです。

クラウドサービスを利用してマイナンバー管理を委託すると便利ですよ。

全部自分でやろうとするから大変なんです。

マイナンバーに限らず、給料なども含めた労務管理全般を任せることができるんですよ。

クラウドサービス型の労務管理システムの良いところは、会社で個人情報を持たなくていいところです。

収集時は従業員が各自で登録してもらえば、ミスもないし会社から流出することもありません。

役所への電子申請も一発でできるから、経営者は一切従業員のマイナンバーを知らなくても業務がまわります。

パソコンが壊れて全データが消えるなんてこともないし、ワイヤーや金庫を買う必要もありません。

マイナンバーを勉強したり安全措置に時間をかけるなら、こういうサービスに任せたほうが賢いと思います。

マイナンバーは今後、どんどん制度が変わるはず。

そのたびに勉強し直して対策するなんて…気が遠くなります。

改正道路交通法で何が変わる?自転車のルールはどうなる?

自転車の危険行為

6月1日から改正道路交通法が施行されます。

これまで自転車はあまり取り締まられることはありませんでしたが、

厳しく取り締まられる対象となります。

違反するとどうなるのか?

どんな行為が違反となるのかまとめました。

講習に参加しないと罰金が!

危険行為をして2回取り締まられた場合、

公安委員会の命令で講習を受けなければなりません。

この命令に従わないと、

5万円以下の罰金が処せられます。

うっかりやっちゃう違反行為

私たちがついやってしまいがちな、

違反行為をいくつかピックアップしてみました。

携帯電話・スマホの操作

ふとした時に触ってしまうスマホ。

これも違反行為です。

特に6月中は厳しくチェックされる行為ですので気をつけてください。

自転車の危険行為

それから、音楽プレーヤーの操作。

音楽を聞きながら走っていて

「この曲はスキップしよう」と思って操作した瞬間…

ピピー!違反です!

なんてこともあるかも。

自転車に乗っているときは、運転に集中しましょう。

実際事故は、その1秒の操作の瞬間に起こるもの。

自分の身を守るためのルール改正です。

片手で傘をさす

自転車通勤・通学の人は特に要注意。

ちょっとくらいの雨だったら、

片手で傘をさして運転してませんか?

6月1日からはそんなことはできません。

片手に傘をさしても危ないことはないと思う人もいるでしょうけど、

昨年、片手の傘をさしている状態での事故が

数千件起きています。

かっぱを着た人

雨の日はかっぱを着ましょうね。

酒酔い運転

車の飲酒運転は取り締まりが厳しくなり、

社会的にも職を失うなど厳しい処分が待っていて

数は減りました。

でも、居酒屋に自転車で行っている人いませんか?

6月からは自転車も車と同じ!

せっかく楽しくお酒を飲んだ後に、

警察のご厄介になるなんて情けないことはしないでくださいね。

無灯火運転

無灯火運転

自転車にライトついてますか?

無灯火運転は違反行為になります。

自転車に乗っている本人は大丈夫でも

まわりには恐怖を与える迷惑行為。

大人の自覚を持って運転しましょうね。

ヒヤリとさせる行為はアウト!

自転車事故は増加傾向にあります。

今回の法改正は、事故を減らすために行われたもの。

歩行者や車、他の自転車に乗っている人に

「ヒヤリ」とさせる行為は全てアウト!

「これをやっちゃダメってどこにも書いてないじゃないか」

なんて見苦しい言い訳は通用しません。

今回の法改正、大人だけじゃなくて未成年も対象です。

今回の改正をきっかけに

家族と安全運転について話をしてみましょう。